Arve väljastamine
Arve on dokument, mis tõendab majandustehingu toimumist ja on raamatupidamises kasutatav alusdokument. Selles artiklis vaatame lähemalt, kuidas arve väljastamine toimib.
Eestis saavad arveldada ainult juriidilised isikud ja füüsilisest isikust ettevõtjad. Füüsilised isikud peavad kasutama lepingut tehingute tegemiseks. Eesti raamatupidamise seadus kirjeldab nii arvel vajalikku infot kui ka arve vormi. Äriseadustik aga sätestab, et ettevõtjatel on kohustus märkida äridokumentidele oma ettevõtte nimi, asukoht ja registrinumber. Samuti on oluline mõista, et lisanõuded tekivad juhul, kui Sinu ettevõte on käibemaksukohustuslasena registreeritud.
Kui otsid enda ettevõttele asjatundlikku raamatupidajat, kes aitaks korrektsete arvete väljastamisega, siis võta meiega ühendust!
Arve väljastamine Eesti ettevõttega
Eesti ettevõttele arve väljastamisel tuleb esimese asjana silmas pidada, kas Sinu ettevõte on käibemaksukohuslane või mitte.
Kui Sinu ettevõte ei ole käibemaksukohustuslasena registreeritud ega oma käibemaksukohustuslasena numbrit, ei ole võimalik seda ka arvele lisada. Teisest küljest ei tähenda käibemaksukohustuslaseks olemine seda, et pead alati oma arvetele lisama käibemaksu, kuna see sõltub ka sellest, milliseid kaupu ja/või teenuseid müüd ning partnerist/kliendist, kellele arve väljastad.
Kui Sinu ettevõte on käibemaksukohustuslasena registreeritud
Nagu eespool mainitud, on võimalik oma ettevõtte käibemaksukohustuslase numbrit arvetele lisada ainult juhul, kui ettevõttel on see olemas ja selle lisamise vajadus sõltub tegevusalast ja partneri/kliendi asukohast, kellele arve väljastad.
Veelgi enam, Eesti käibemaksuseadus märgib, et käibemaksukohustuslane peab arve väljastama 7 päeva jooksul peale toodete väljasaatmist või teenuse osutamist. Ainus erand on see, kui tooteid või teenuseid müüakse regulaarselt kolmandale osapoolele. Sellistel juhtudel väljastatakse arved kord kuus.
Kui Sinu ettevõte on registreeritud Eestis käibemaksukohuslaseks, oled kohustatud esitama Eesti käibemaksuseaduse alusel arve, kui:
- tulu tekkis Eestis;
- tulu tekkis ELi-välises riigis;
- kliendi EL-i liikmesriigis maksustatavad kaubad või teenused antakse üle teise liikmesriigi maksukohustuslasele või piiratud maksukohustuslasele ning klient ei ole ise tehingu kohta arvet väljastanud.
Käibemaksuarvel nõutav teave
Käibemaksuga arvete esitamine on Eestis üsna lihtne, kuna vastavalt Eesti käibemaksuseaduse paragrahvile 37 peab arvel olema:
- arve seerianumber ja väljastamise kuupäev;
- ettevõtte nimi, aadress ja käibemaksukohustuslase number;
- kliendi nimi, aadress ja käibemaksukohustuslasena registreerimise number (juhul, kui kliendil on käibemaksukohustuslase number ja ta on ostu sooritamise ajal käibemaksukohuslane);
- kaupade või teenuste nimetus ja kirjeldus;
- kaupade kogus või teenuse maht;
- tehingu või makse kuupäev (kui see ei ühti arve väljastamise kuupäevaga);
- kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ja allahindlus, kui see ei sisaldu hinnas;
- maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos määradega või maksuvaba käibesumma;
- tasumisele kuuluva käibemaksu summa eurodes.
Samuti on hea tava lisada arvetele oma ettevõtte telefon, e-posti aadress ja pangakonto number.
Lihtsustatud käibemaksuarve väljastamine
Vastavalt Eesti käibemaksuseadusele on võimalik väljastada ka lihtsustatud käibemaksuarve, kui Sinu ettevõte osutab transporditeenust või ettevõte kasutab automaatseid makseterminale. Oluline on siinjuures see, et lihtsustatud kviitungit on võimalik väljastada vaid tehingute kohta, mis ei ületa 160 € käibemaksuta.
Lihtsustatud käibemaksuarvel peab olema:
- arve väljastamise kuupäev;
- ettevõtte nimi ja KMK number;
- tarnitavate kaupade või teenuste liik;
- maksustatav summa;
- tasumisele kuuluv käibemaks.
Self-billing arve väljastamine
Eestis võib arve väljastada maksukohustuslase või välisriigi maksukohustuslase asemel ka kauba ostja või teenuse saaja. Self-billing meetodit võib aga kasutada vaid juhul, kui mõlemad pooled on selles eelnevalt kirjalikult kokku leppinud, kuna müüja on kohustatud pidama ka käibe üle arvestust arvete näol.
Self-billing on eriti kasulik juhtudel, kui ostjal on täpne teave tehingu sisu ja üksikasjade kohta.
Ettevõte ei ole käibemaksukohustuslasena registreeritud
Käibemaksuvaba arve miinimumnõuded näevad ette, et see peab sisaldama vähemalt teavet tehingu, tehingu kuupäeva, toodete ja/või teenuste koguse ja hinna ning koguhinna kohta.
Kui aga väljastad ettevõttele arvet, peaksid lisama ka arve seerianumbri, juriidilise nime, aadressi ja mõlema tehingu poole registrinumbrid. Füüsilisele isikule arve väljastamine ei ole kohustuslik, välja arvatud juhul, kui ta seda konkreetselt küsib.
Käibemaksuvaba arve väljastamisel otsest ajapiirangut ei ole, aga tavapärane nõue, mis tehingust tuleneb, aegub kolme aastaga. See tähendab, et võib tekkida olukord, kus saadetakse arve näiteks eelmise aasta eest, mil toodet või teenust müüdi, ja seega tekib ka kohustus selle eest tagantjärgi tasuda.
Arvete haldamine
Väljastatud müügiarve ei tohiks olla Wordi, Exceli või pildivormingus, juhul kui koostad oma arveid ühes neist programmidest. Kõik väljastatud arved tuleb enne väljastamist ja säilitamist PDF-vormingusse teisendada.
Üldiselt on tänapäeval kõige otstarbekam kõike oma arvetega seonduvat hallata pilvepõhises raamatupidamisprogrammis. Praktika näitab, et kõige rohkem vigu tehakse siis, kui arveid koostatakse käsitsi, pealegi võib käsitsi koostamine olla väga aeganõudev.
Spetsiaalse programmi kasutamine on väga mugav ja muudab enamiku protsesside sujuvamaks, kuna enamik arve kanded genereeritakse automaatselt Sinu tarkvaras olevatest andmetest ja ei ole tarvis palju käsitsi numbreid sisestada. Teiseks on võimalik erinevates programmides koheselt jälgida makseid, samuti saata meeldetuletusi klientidele, kes pole oma arveid tasunud jne.
Samas aga mõistame, et mõnikord ei vaja ettevõttel spetsiaalset raamatupidamistarkvara raamatupidamise korraldamiseks, kuna tehingute arv on väike, seega pole see liiga keeruline.
Kogenud raamatupidajad aitavad hoida sul arved ja raamatupidamise korras!
Vahel võib arve väljastamine olla keeruline, kuna selleks on vaja spetsiifilisi raamatupidamise teadmisi ja head arusaama ettevõtlusest, sest nõuded võivad olenevalt tegevusalast ja tootest/teenusest muutuda. Activa raamatupidajatel on pikaajaline kogemus Eesti ettevõtetega, kellel kliendid asuvad maailma eripaigus. Kui soovid, et raamatupidamisarvestus toimuks korrektselt, võta meiega julgelt ühendust või vali endale sobiv raamatupidamispakett!